매번 일에 쫓긴다면? 업무 효율 높이는 '미니멀 비즈니스'
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매번 일에 쫓긴다면? 업무 효율 높이는 '미니멀 비즈니스'
  • 객원기자
  • 승인 2020.06.27 06:50
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바빠서 늘 책상 위가 엉망진창. 찾는 자료를 바로 찾지 못해 온종일 짜증 난 채로 일한다면 미니멀 비즈니스에 주목해보자. 미니멀 라이프는 집안 물건을 정리하는 것에 적용할 수 있을 뿐만 아니라 회사 업무에도 응용할 수 있다.

주변을 정리해 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들고 하루 일을 시각화해 업무 효율을 높이는 것이 바로 미니멀 비즈니스의 포인트다. 일이 진척되지 않아 야근이 많고 항상 피드백에 쫓겼다면, 미니멀 비즈니스 실천법으로 여유롭게 일하는 사람이 되자.

 

(사진=셔터스톡)
(사진=셔터스톡)

◆ 서류는 색 구분으로 시각화해 정리
 
서류는 분류해 클리어파일에 넣은 뒤 색이 다른 스티커를 붙이고 불필요한 것은 바로 처분한다. ‘잠시 가지고 있을까?’ 하고 망설여지는 자료는 임시 보관 상자에 넣어놓고 월요일 아침, 10분을 투자해 상자에 담긴 자료를 처리한다. 

 

(사진=셔터스톡)
(사진=셔터스톡)

◆ 업무 시작 전 ‘TO DO LIST’
 
5~10분간 집중해 TO DO LIST를 작성하고 업무가 시작되는 동시에 일에 집중한다. 해야 할 업무를 생각나는 대로 적은 뒤 오늘 중 반드시 해야 하는 업무는 O, 오늘 마무리하지 않아도 되는 업무는 X로 표시할 것. 대부분 쉬운 업무부터 먼저 하는 경향이 있는데, 이렇게 OX 표시를 하면 업무의 흐름이 한눈에 보인다. 

 

(사진=셔터스톡)
(사진=셔터스톡)

◆ TO DO LIST를 근거로 1일 스케줄을 3분할

오전 중, 오후 전반, 오후 후반 3가지로 분할한 다음 O 표를 한 업무부터 스케줄에 배분하면, 하루 시간의 흐름이 자연히 머릿속에 그려진다.

◆ 이메일 때문에 일이 중단된다면 메일 체크시간과 답장시간 설정

이메일을 받을 때마다 일일이 처리하느라 자꾸만 업무가 중단된다면, 메일 읽는 시간대와 답장하는 시간대를 미리 정해두는 건 어떨까? 예를 들어 메일 읽는 것은 오전 9시와 오후 3시로 하루 2회(각 15분씩), 답장이 필요한 메일에는 별표를 체크해 오전 11시와 오후 5시로 2회(각 15분씩)로 한해 처리한다. 
  
◆ 퇴근 1시간 전 알람 설정

알람이 울리면 TO DO LIST에 O로 표시한 업무는 모두 끝났는지, 오늘 업무는 어느 정도 진척됐는지 간단히 되돌아본다. 퇴근하기까지 1시간 동안 남은 업무를 처리하는 데 최대한 집중하면 생산성이 올라간다. 

 

(사진=셔터스톡)
(사진=셔터스톡)

◆ 반복적으로 하는 작업은 체크리스트로 정리 

출장이나 여행 갈 때마다 무엇이 필요한지 일일이 생각하며 짐을 싸느라 시간을 보낸다면? 한 번 체크리스트를 만들어두면 여러 차례 사용할 수 있어 편리하다. 신입사원에게 전화나 고객 응대법을 가르칠 경우에도 행동 순서를 세밀하게 체크리스트로 만들면 실수 없이 행동할 수 있다. 

◆ 불안이나 걱정거리는 시각화한 뒤 버리기

걱정으로 눈앞의 일에 집중할 수 없다면 A4 용지에 머릿속에 떠오른 생각을 그대로 적어본 뒤 구깃구깃 구겨 쓰레기통에 버린다. ‘고민을 벗어 던지듯이’ 버리는 것만으로도 마음이 홀가분해진다.

 

(사진=셔터스톡)
(사진=셔터스톡)

◆ 사이버의 삶도 미니멀하게 

광고, 스팸 메일로 넘쳐나 받은메일함 6만1165통을 기록할 정도가 됐다면 정작 중요한 정보는 놓치기 쉽다. 지금은 안 들어가는 카페, 인터넷 사이트 회원 탈퇴를 끝낸 후 메일함을 싹!싹! 비운다. 

◆ 하루 마무리는 기분 좋게

하루의 시작만큼 중요한 것이 바로 마무리다. 회사 일이 잘 풀리지 않으면, 퇴근 후 집에서도 일이 머릿속에 맴돌기 마련이다. “내일 이 일을 꼭 끝내야 할텐데”라는 초조한 마음이 들면 휴식을 취해도 푹 쉰 느낌이 들지 않는다. 잠들기 전 좋았던 일 3가지를 떠올리고 좋은 기분으로 하루를 마친다. 가령 오늘 점심 메뉴가 마음에 들었다거나 퇴근할 때 엘리베이터가 빨리 온 경우도 해당된다. 

 

(사진=셔터스톡)
(사진=셔터스톡)

*TIP : 버리기 아깝다면, 중고 판매 또는 기부 
‘가지고 있는 물건의 수를 줄이면 돌봐야 할 물건의 수가 줄어들어 시간의 여유가 생긴다’는 미니멀 라이프. 불필요한 물건을 버리는 것부터 시작하자. 

1. 중고책 : 알라딘 중고매장에 직접 방문해 판매하거나 홈페이지를 통해 판매 신청을 할 수 있다. 각 책의 상태에 따라 매입 가격이 달라지며, 전집이나 일부 잡지 등은 판매되지 않으니 참고할 것.

2. 사용감 적은 의류, 소품, 그릇 : 아름다운가게 매장에 기부할 수 있다. 사과 상자 기준 3박스 이상부터는 방문 수거가 가능하며 직접 매장에 방문해 기부할 수도 있다. 기부금영수증을 발행해줘 연말정산 시 공제 혜택을 받을 수 있다.

3. 사용감 많은 의류 : 헌옷을 수거해 제3세계에 후원하는 옷캔에는 찢어지거나 훼손되지 않았다면 아이 의류, 어린이집 가방, 속옷 등도 기부할 수 있다. 한 박스당 운송비 만원을 선불로 기부하며, 기부금영수증을 발행해준다.

/김성은 객원기자


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